Guía de onboarding: proceso de integración de una persona en la empresa

A grandes rasgos, el onboarding es el proceso con el que damos la bienvenida a una persona a nuestra empresa y con el que ayudamos a que se integre en ella. Para esto, se lleva a cabo un seguimiento durante un tiempo determinado de cómo esa persona se está adaptando al puesto, a sus funciones y tareas, a la cultura de empresa y con el equipo.

Hoy veremos algunos consejos sobre cómo crear el proceso de onboarding. Para saber más sobre este proceso, puedes leer esta entrada del blog.

Plan de actuación de onboarding

El plan de actuación de onboarding empieza junto al proceso de selección. En ese momento, sabemos que vamos a incorporar a una persona nueva y, por lo tanto, debemos estar preparados para acompañarla en esa integración. Las fases de las que vamos a hablar son: la planificación del onboarding, el día de antes, el día de la incorporación, los primeros días o semanas, fin de la introducción y la evaluación y seguimiento. Veamos los pasos que hay que seguir en cada fase:

Planificación del onboarding

• Debemos decidir la persona o tutor/a que acompañará a la persona que se incorpora.
• Preparar el lugar de trabajo.
• Preparar el material o herramientas necesarias (ordenador, claves, cuenta de correo, acceso al recinto, etc.).
• Planificar los tiempos del onboarding y de la formación interna, además de quiénes serán las personas implicadas.

Día de antes

• Presentación al resto de la empresa, a través de un correo, de la persona que se incorpora: nombre, puesto, funciones y nivel de responsabilidad.
• Llamar a la persona que se incorpora para asegurarnos de que sabe dónde ir y a qué hora llegar o si necesita alguna aclaración extra, como, por ejemplo, por quién debe preguntar.
• Comprobar que está todo preparado (lugar de trabajo y herramientas).

Día de la incorporación

• Recibimiento por parte de gerencia o de la persona encargada de ser su tutor/a.
• Tener una reunión para presentar:
  • La historia y la actividad de la empresa y transmitir la cultura y valores de la organización.
  • Organigrama de la empresa.
  • Documento donde se detalle el nombre, puesto y funciones de todo el equipo al cual pueda acceder y que consultar en cualquier momento.
  • Explicarle cómo va a ser su integración a la empresa, los tiempos y las medidas que se han tomado.
• Hacer un tour por la oficina y puesto de trabajo para explicarle los horarios y los hábitos de la empresa (hora para comer o café, por ejemplo).
• Ir a comer con su departamento o con el resto de responsables.

Primeros días o semanas

Independientemente de si su integración se ha organizado a lo largo de unos días o de unas semanas, recomendamos:

• Que la persona incorporada conozca cada departamento y puesto de trabajo para tener un conocimiento pleno de la empresa. Esto potenciará la comunicación además del trabajo en equipo, sobre todo, con aquellas personas o departamentos con los que va a tener más contacto.
• Tener en cuenta los plazos y el plan de formación interna, es decir, qué personas de la organización se encargarán de la formación de la persona incorporada en herramientas del día a día y comunicárselo para que puedan organizarse el trabajo.

Fin de la introducción

Cuando la persona conozca la actividad, estructura y vida de la organización, haya recibido la formación necesaria y sea una persona autónoma y autogestionada en su puesto de trabajo, se dará por finalizada la integración de la persona en la empresa.

Evaluación y seguimiento

Llegado este momento, es hora de analizar y evaluar el proceso de onboarding desde el punto de vista de la persona incorporada, pero también haciendo una autoevaluación desde el punto de vista de la empresa (equipos, gerente o tutor/a) para mejorar en futuras incorporaciones o carencias formativas.

Con estos pequeños consejos nos aseguraremos de empezar con buen pie la relación con un nuevo miembro del equipo y será el primer paso del proceso de fidelización del talento. Además, no debemos olvidar que una persona que trabaja a gusto en su empresa y se siente valorado es más productiva, eficiente, está más motivada y tendrá una opinión de nuestra organización positiva que potenciará nuestra marca empleadora o employer branding.